L 'objectif initial :

L’objectif initial de ma mission était la mise à disposition d’un espace collaboratif, pour les 150 chefs de projet Airbus de Capgemini Toulouse.
Le changement de marque récent de Capgemini s’est accompagné d’un changement de cap pour la stratégie du groupe et l’initiation d’une réflexion autour d’une nouvelle identité. Ce renouveau s’appuie notamment sur le concept de CBE™ («Collaborative Business Experience» qui concerne la stratégie marketing, de nouveaux process CRM et des outils contractuels). Dans ce contexte le management souhaite voir l’émergence de pratiques collaboratives orientés entreprise étendue et amorcer une réflexion sur la collaboration en interne.
L’étude d’avant projet a débuté par un état des lieux et la compréhension de l’environnement culturel et organisationnel : fondamentaux du groupe, valeurs et système d’information. Les moyens de partage de la connaissance, basés sur la gestion de l’information, évoluent régulièrement dans la forme, se complexifient, les intranets et portails se multiplient, entraînant un certain éparpillement des outils et des ressources. Cette situation freine leur réelle appropriation par les utilisateurs, et la richesse des bases de données est le plus souvent méconnue. J’ai pu identifier et analyser un certain nombre d’outils collaboratifs : les uns, orientés gestion de projet sont largement utilisés ; d’autres dédiés aux communautés, sont implémentés par le management en tant que vitrine d’une entité. Aucune expérience communautaire transverse ou de pratique n’a été initiée à ce jour*.

Les besoins :

Le recueil des besoins a reposé sur un questionnaire diffusé aux chefs de projet, et des entretiens formels et informels, notamment avec différents membres du management soutenant le projet. L’analyse a mis en évidence les besoins suivants :
  • en priorité, disposer d’un outil facilitant l’accès aux ressources Capgemini nécessaires aux chefs de projet,
  • favoriser le «re-use» pour améliorer les performances et des gains de temps,
  • partager les documents, méthodes, processus, outils et techniques spécifiques locales,
  • repérer, capitaliser et promouvoir les pratiques locales,
  • valoriser les expertises et «best practices» locales,
  • favoriser l’innovation via la collaboration transverse inter-projets,
  • soutenir par des projets les réflexions en cours (Collaborative Business Experience, entre autres).
L’enjeu était donc d’apporter une réponse évolutive pour fédérer les utilisateurs autour d’une solution efficace et rapidement opérationnelle concernant le besoin prioritaire repéré.

La solution :

J’ai donc proposé de favoriser l’émergence d’une communauté virtuelle de pratique. Celle-ci trouvera son appui dans le déploiement à terme d’une plate-forme collaborative. Dès lors, la définition de l’espace initial intègre la nécessité d’assurer l’évolution en terme d’animation et d’outils correspondants.
La forte culture de Capgemini m’a conduit à opter pour l’optimisation des outils communautaires existants. En effet, la nouvelle politique généralise (dans le cadre du CBE) l’usage de ProjectPlace (outil collaboratif projet développé en interne) en s’appuyant sur une campagne de communication interne importante. ProjectPlace, modulable, peut s’adapter aux besoins d’une communauté de pratique, en le configurant en fonction des objectifs énoncés plus haut.
La plate-forme retenue est également apparue conforme à un projet Capgemini France : le déploiement du CMMI (Capability Maturity Model Integrated®, modèle d’évaluation des processus de développement d’un produit logiciel). Ce déploiement concernant en premier lieu les chefs de projet, la communauté virtuelle de pratique s’est avérée pouvoir en devenir l’un des soutiens idéals.
L’implication de certains chefs de projet au copiltage du CMMI est un appui pris en compte pour amorcer cette nouvelle dynamique communautaire. D’autre part, intégrer ce projet à un projet global Capgemini France, pourra permettre de bénéficier de son accompagnement correspondant en termes de budgets, communication et formation.
J’ai personnalisé l’interface de l’espace communautaire pour renforcer l’image identitaire du groupe utilisateurs.

Les fonctionnalités :

La barre de navigation permet l’accès unifié aux ressources Capgemini nécessaires aux chefs de projet (répertoires documentaires fournis avec des documents, modèles et process, liens vers les moteurs de recherche, référentiels, utilitaires).
Les fonctionnalités se concentrent autour de l’échange (annuaire, courriel, forum, agenda, notification), et du partage (glossaire, dossiers documentaires de la communauté, publication, workflow).
Le corps de la page d’accueil permet l’accès :
- pour tous : aux news de la communauté, aux derniers documents déposés dans la base communautaire;
- pour chacun : à une vue personnalisée (listing et liens vers « mes documents favoris », « ceux à valider »,
« les réunions me concernant »).
Différents rôles ont été définis pour l’animation de la communauté pouvant émerger via ce support :
- deux animateurs repérés et impliqués dès le début de l’étude,
- le rôle de coordinateur, assuré par l’initiateur du projet,
- les «knowledge facilitators» : un membre de la communauté et un « super administrateur », responsable
France du Delivery et de la qualité,
- le support, qui organise et gère répertoires et références du site.

L 'expérimentation :

Pour l’expérimentation le coordinateur a mobilisé une trentaine de chefs de projet. Le déploiement est prévu en fin d’année, accompagné d’une période d’information et de formation. L’adhésion à la vie communautaire est envisagée sur le mode du volontariat, sachant que le système de notification automatique concernera tous les chefs de projet.
Après la réunion de lancement, le 1er septembre, nous avons constaté une fréquentation importante.
Or, plutôt que d’échanger via le forum mis en place, ces retours nous sont parvenus par mail, téléphone ou de façon informelle. Ce qui nous a révélé l’importance de la mise en place de l’animation dès le départ. Les demandes d’ajouts de liens, les questions plus précises sur l’utilisation et les idées qui émergent vont faciliter une première base communautaire (début de la FAQ, brainstorming,...).

En conclusion :

Nous avons ancré le projet dans l’accès unifié aux ressources Capgemini, besoin prioritaire pour les chefs de projet, sans perdre de vue les objectifs du management.
La démarche s’est donc appuyée sur une volonté initiale du management (la collaboration transverse d’une communauté métier) et sur un besoin identifié des utilisateurs. Ma stratégie s’est concentrée sur la recherche d’une convergence des intérêts et d’éléments moteurs (leadership, animation, intégration à un projet global, souplesse de la solution) pour la suite du déploiement.

*en 2004, date de ce projet